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Como aumentar sua produtividade

Em um mundo totalmente globalizado e que exige muito de todos, vemos a produtividade cair drasticamente. Segundo pesquisas, os profissionais gastam apenas 39% do seu tempo naquilo que efetivamente foram contratados para fazer. Os outros 61% são gastos com e-mails, períodos de procrastinação, reuniões etc.

A realidade é: o mundo globalizado exige pessoas mais produtivas. Pessoas que fazem mais, em menos tempo. E como aumentar a performance e a produtividade? Abaixo serão listados os principais “ladrões” de tempo, e como eliminar cada um deles.

  1. TUDO É IMPORTANTE

Quando tudo é importante, nada é importante. Ao início da semana, liste todas as tarefas a serem realizadas. Em uma planilha, folha ou programa, separe as tarefas em: “Importante e urgente”; “Importante, mas não urgente”; “Pouco importante, mas urgente” e “Pouco importante e pouco urgente”.

Aquilo que for importante e urgente será a primeira coisa a ser feita. Tudo o que for importante, mas não urgente, deverá lhe ser atribuído uma data e hora para ser feito. Aqueles pouco importantes, mas urgente, serão delegados a alguém que possa o executar, e possua tempo para isso. O que for pouco importante e pouco urgente deverá ser descartado.

Além do planejamento da semana, separe um período pela manhã, não mais que 20 minutos, para planejar tudo o que será feito durante o dia.

  1. REUNIÕES

Há reuniões que, ao final de tudo, acabam sendo apenas para marcar outra reunião, pois nada foi decidido na oportunidade. Antes de agendar uma reunião, veja se, de fato, é necessária, ou se a questão pode ser resolvida com um simples e-mail.

Caso a reunião realmente seja necessária, faça um ‘script’ a ser seguido rigorosamente, definindo perguntas chave, assuntos principais a serem abordados, e defina um tempo de duração para cada tema.

  1. FALTA DE METAS E OBJETIVOS CLAROS

A falta de metas e objetivos se tornou o grande vilão da produtividade. Uma vez que você não sabe de onde irá sair, por onde percorrer, e onde irá chegar, fica impossível produzir algo. Ao receber uma tarefa, ou planejar uma atividade, seja qual for, trace os principais objetivos e metas a serem alcançadas.

Para isso, utilize o método SMART( Specific; Measurable; Attainable; Relevant; Time-bound): inicie planejando todas as tarefas e atividades, listando os seguintes pontos:

Objetivos específicos, certos e claros.

As metas devem ser mensuráveis, ou seja, você deve ser capaz de analisar o progresso destas, analisando os pontos a serem melhorados.

Todos os objetivos e metas devem ser atingíveis e realistas. Você deve ser capaz de cumprir com todos os objetivos e metas traçadas.

Os objetivos e as metas devem ser relevantes, ou seja, devem influenciar sua vida, a vida de outras pessoas, ou a  ‘vida’ da empresa.

Todas as metas devem ser cumpridas em um prazo determinado, buscando concretizar primeiro aquilo que for importante e urgente, dentro de um prazo razoável.

  1. PROCRASTINAÇÃO

Talvez o maior inimigo da produtividade seja justamente este. Para evitar, é necessário definir onde você quer chegar. Caso queira continuar estagnado e, quiçá, retroagir, esta será sua melhor companhia. Mas caso haja o desejo e a necessidade de avançar, é necessário deixar a procrastinação e avançar, seguindo os 3 itens listados anteriormente, isto será possível.

O maior e melhor método para evitar a falta de produtividade são: COMECE AGORA!